Дані за рахунками-фактурами вносяться в книгу продажів строго в хронологічному порядку за період податкового вирахування, в якому виникла обов`язок платника податків по сплаті податку.

В книгу не реєструються ті рахунки-фактури, в яких мають місце коригування, помарки, виправлення. Всі виправлення, що вносяться в рахунок-фактуру, в обов`язковому порядку повинні бути завірені підписом керівника організації, печаткою продавця, а також містити чітко прописану дату внесення виправлень.
Крім рахунків-фактур, підставою для заповнення книги продажів можуть бути показання контрольних стрічок касового апарату, опису та інші документи суворої звітності за результатами продажів за звітний період.

Після внесення даних в книгу продажів, її необхідно прошнурувати, а сторінки, попередньо пронумерувавши, завірити печаткою. якщо книга продажів ведеться вручну, то прошивати і нумерувати сторінки слід до того, як вона буде заповнюватися, якщо в електронному вигляді - то після роздрукування всіх листів уже заповненою книги.

книга продажів повинна зберігатися протягом 5 років з моменту внесення в неї останнього запису, книга підлягає зберіганню у постачальника товарів і послуг.
Коректність ведення книги продажів повинна контролюватися з боку керівника, або особи, уповноваженої керівником.

Якщо виникає необхідність внести зміни в книгу продажів після її заповнення, для цього використовують додаткові аркуші. Такі листи вважаються невіддільною частиною книги продажів.

всю передоплату за товар оформляйте авансової рахунок-фактуру. Кожен документ фіксуйте під своїм порядковим номером, заповнюйте без виправлень, помарок чорнилом чорного або синього кольору. на кожну передоплату оформляйте окрему фактуру. Проводьте запис в книзі обліку продажів за тим самим порядковим номером.

Заповніть всі графи авансової рахунок-фактури відповідно до вимог статті № 168 НК РФ. Найменування своєї організації і організації платника вписуйте повною назвою без скорочень. Всі записи повинні легко читатися. Вносьте в кожен документ індивідуальний номер платника податків вашої організації.

В графі "Відомості про покупця" вносите не тільки повне найменування організації або ПІБ приватної особи, але і всі координати для зв`язку: юридична адреса організації, індивідуального підприємця або домашня адреса приватної особи, поштовий індекс, факс для зв`язку.

графу "Товар або послуга" заповнюйте повним найменуванням, без скорочень, обов`язково вносите повну вартість товара, передоплату і податкову ставку за товар в процентному співвідношенні. Податкову суму не округляйте, вносите тисячі, рублі і копійки.

Кожна авансова фактура повинна бути підписана керівником підприємства, головним бухгалтером, комірником, відпускають товар, мати прямокутну і гербову печатку відпускає організації, касовий чек, приколотий в правому верхньому куті.

будь-яку передоплату ви зобов`язані оформити протягом 5 робочих днів з моменту внесення грошових коштів в касу підприємства. До книги продажів вносите запис відразу після оформлення фактури, ставте свій підпис, підпис головного бухгалтера і керівника.

Всі відомості про аванс дане програмне забезпечення 1С. Податкова інспекція допускає внесення відомостей відразу після оформлення авансових платежів або 1 раз в три місяці перед періодом проведення планового звіту.