Структуризація справ

структуризація справ - сортування справ за ступенем важливості з метою більш ефективного використання часу.

актуальність

Впорядкувати справи варто за цілою низкою причин.

• По-перше, структуризація справ сама по собі дозволяє вам зрозуміти, що для вас терміново і важливо, а що може почекати. Це можливість розставити пріоритети і намітити шляхи досягнення цілей.
• По-друге, структуризація справ дозволяє виділити час на найважливіші і термінові справи, не відволікаючись при цьому на менш істотні;
• По-третє, це дозволяє знизити рівень стресу. Якщо ви встигли зробити самі важливі справи, але не встигли щось несуттєве і нетермінове, ви не додасте цьому значення і будете почувати себе спокійно. Якщо ж, навпаки, через всяких дрібниць ви не зможете приділити час найголовнішого, сильний стрес вам забезпечений. А стрес, як відомо, не тільки провокує проблеми з психікою, а й негативно позначається на здоров`я в цілому, викликаючи хронічні захворювання (проблеми з серцево-судинною системою, шлунково-кишковим трактом і т.д.).
• Як ми вже відзначили, зважений підхід, розумний обсяг і терміни дозволяють придушити стрес і спокійно займатися справами. Чи треба говорити, що це призводить до більш якісного і швидкого виконання наміченого, тобто підвищує ефективність.

Прийоми структуризації справ

Відео: Моя ЗАПИСНА КНИЖКА / ЕЖЕДНЕВНИКИ: як розподіляти інформацію

• Загальний список. Для початку потрібно скласти перелік всього-всього, що необхідно зробити. Ви можете завести для цих цілей маленький блокнот. Як тільки ви згадайте якусь справу, відразу запишіть його, щоб не забути.
• Розділіть справи за категоріями. Наприклад, робочі, домашні, особисті питання. Розділіть справи, що вимагають вашої безпосередньої присутності (наприклад, збори в школі, похід до стоматолога і т.д.) і справи, які можна врегулювати за телефоном / інтернету (наприклад, купити квиток, замовити таксі, дізнатися графік роботи терапевта і т.д .).
• Відповідно до закону Парето, на виконання важливих справ піде не більше 20 відсотків робочого часу. Тому не бійтеся великих проектів і "непідйомних" задач. Просто виділіть на них найпродуктивніший час дня.

Матриця Ейзенхауера (сортування справ на 4 категорії)

Мало хто знає, що саме 34-й президент США Дуайт Девід Ейзенхауер придумав розподіл справ на чотири категорії: Важливе і термінове, важливе, але нетермінове, термінове, але погане, не термінова і не важливе.

• Важливе і термінове. Ця категорія включає в себе справи, до яких потрібно приступати негайно, оскільки саме від них залежить успішність проекту і ваша кар`єра в цілому.
• Важливе, але нетермінове. Важливі справи - справи, що мають значення для вашого професійного росту. Однак, як бачимо, їх виконання може трохи почекати.
• Термінове, але не важливе. Такі завдання можна передоручити комусь іншому.
• Чи не термінове і не важливе. Сюди відносяться справи, якими можна знехтувати, оскільки користі особисто вам від них ніякої.

Про важливі справи

Відео: СТАРЕ: структуризація інформації

Взагалі, намагайтеся щодня значимий відрізок часу приділяти важливих справ. По-перше, тому, що важливе, але не термінове ризикує в будь-який момент стати терміновим, а це призведе до чергових стресів і цейтнотом. Крім того, якщо не приділяти увагу важливого, а витрачати його на другорядне, втрачається сенс всієї роботи. Виникає відчуття, що ви тупцюєте на місці.

Важливі завдання необхідно вирішувати самому. По-перше, тому що не варто довіряти те, що для вас важливо, тому, хто може не впоратися. По-друге, це стосується важливих для вас речей і, швидше за все, вашої кар`єри в цілому.

Тому для важливих справ краще "застовпити" місце в розкладі. Ви переконаєтеся, як благотворно на вас будете діяти їх виконання, навіть якщо ви зможете виділити невеликий відрізок часу. Наприклад, для мами в декретній відпустці "не горять" терміни такого заняття, як малювання. Однак більшість і уявити собі не може, як ця сама мама здійнятися над рутиною і побутом, якщо зуміє викроїти годинку-другу на улюблене заняття. Чому? Все просто - самореалізація для неї дуже важлива.

Відомо, що багато людей практикують одночасне виконання кількох справ. Це доцільно тільки якщо справи за своїм характером абсолютно різні. Наприклад, можна без шкоди для ефекту фарбувати нігті і дивитися серіал. Якщо ж намагатися розподіляти увагу між написанням статті, листи і розміщенням релізів на сайті, можна допустити серйозних помилок. Рекомендується спочатку написати статтю (як найскладніша справа, що вимагає максимальної концентрації), а вже потім писати листи і розміщувати матеріали.