Як оформити особисту справу на працівника

Особиста справа заводять після видання наказу про призначення працівника на посаду.

До складу особової справи входять: внутрішній опис документів-анкета і особистий листок з обліку кадров- резюме;
копії документів про освіту (і все кваліфікаційні свідоцтва) - посвідчення особистості-довідки та інші документи, що підтверджують зміни анкетних даних працівника (Копії свідоцтва про шлюб, ІПН, страхового свідоцтва, свідоцтва про народження дітей) - угода про матеріальну відповідальності-копії всіх наказів про призначення, переведення, заохочення, відрядженнях, відпустках і т. Д трудовий договір (контракт) - дані переаттестацій- Характеристики.
Всі ці документи (або їх копії) необхідно підшити в одну папку.

У внутрішньому описі необхідно перерахувати всі документи, які підшиті в особову справу. Документи підшивають в хронологічному порядку в міру надходження. В графі "Примітка" внутрішнього опису вказується про вилучення документів або про заміну оригіналів копіями. Внутрішній опис підписує той співробітник, який її складав, із зазначенням прізвища, імені, по батькові та дати складання.

Записи, які вносяться до особової справи, пишуться пір`яний чи кульковою ручкою чорного, синього або фіолетового кольорів, виправлення не допустимі.

Листи особової справи працівника і його внутрішнього опису нумеруються окремо.

При закритті особової справи, до нього потрібно підшити заяву і наказ про звільнення працівника.

Зберігають особисті справи в сейфі організації або підприємства. Їх видають в особисте користування тільки певної категорії працівників, які мають доступ до кадрової інформації.

Особові справи звільнених співробітників передаються на архівне зберігання на 75 років. Особові справи керівників підприємства зберігаються постійно.