У правому верхньому куті вкажіть прізвище, ім`я, по батькові та повна назва посади особи, кому ви направляєте лист, наприклад: Командувачу Каспійської флотилії Міністерства оборони РФ Іванову Івану Івановичу. Відступивши одну сходинку, в цьому ж стовпці напишіть своє прізвище, ім`я, по батькові із зазначенням адреси постійного місцезнаходження, адреса електронної пошти та телефон. Це потрібно для того, щоб відповідь на офіційний запит направили на ваше ім`я поштою, а в разі будь-яких проблем або необхідності роз`яснень зв`язалися по телефону.

Далі приблизно в середині листа напишіть назву вашого документа. Це може бути "Офіційний запит", "Запит на отримання інформації" або "інформаційний запит". Почніть вашу вимогу зі звернення на адресу одержувача листа, наприклад, "Шановний Іване Івановичу!" Далі з нового рядка почніть викладати суть вашого звернення. Спирайтеся на законодавство і нормативні акти щодо безпосередньої темі листа. Адже чим повніше ви будете знати свої права за законом, тим вища ймовірність, що до вашого листа поставляться більш відповідально.

Після опису вашої проблеми відступите кілька рядків і, зазначивши великими літерами слово "прошу", Вкажіть, яка інформація вас цікавить. Пишіть ясно, коротко і інформативно, увійдіть в положення особи, якій кожен день приходять якщо не сотні, то десятки офіційних запитів. формулюйте свій запит так, щоб не було ніяких сумнівів в тому, що ви просите. Будь-яка неясність може вплинути на те, що вам дадуть відповідь загальними фразами, і вам доведеться відправляти запит ще раз.

В кінці листа обов`язково розпишіться і поставте дату.

Вкажіть в першому рядку назва організації, якій зверніть запит. Можна вказати посаду і ім`я чиновника, до якого звертаєтесь, але це не гарантує, що читати ваше звернення і відповідати на нього буде саме він.

Нижче вкажіть свої прізвище, ім`я, по батькові та поштову адресу з індексом. При бажанні можете написати контактний телефон для зв`язку.

озаглавьте документ "інформаційний запит".

У змістовній частині напишіть, що відповідно до Федерального закону "Про порядок розгляду звернень громадян РФ" просите надати вам роз`яснення з наступних питань.

Далі перерахуйте нумерованим списком всі запитання, які стосуються, на вашу думку, до компетенції організації, в яку ви звертаєтеся. Якщо ви просите прокоментувати ту чи іншу ситуацію, коротко викладіть її, повідомляючи лише мають значення деталі.

Якщо ви відправляєте запит через форму для онлайн звернень (такі є на сайтах практично всіх структур федерального рівня, а часто і регіонального), ви можете скопіювати туди текст або скласти його прямо в формі.

При плани відправити паперову версію поштою або віднести особисто роздрукуйте документ і не забудьте поставити дату і розписатися. Для особистого візиту зніміть з нього копію, на якій повинні будуть зробити відмітку про прийняття.