Як писати факс

Складайте лист в текстовому редакторі MS Word або, використовуючи шаблон, який можна підібрати в MS Publisher (з логотипом компанії). Якщо ви збираєтеся відправляти таблиці, допустимо використовувати і MS EXEL. Картинки повинні мати розширення .JPEG.

Розмір стандартного листа, що відправляється по факсу, - одна сторінка формату A4. Шрифт - не менше 10 кегль. Тому не розтікатися мислію по древу, щоб не довелося посилати лист на декількох сторінках. І не намагайтеся вмістити всю необхідну, на ваш погляд, інформацію на одній сторінці, використовуючи розміри шрифту, які прагнуть до нуля.

Викладайте інформацію коротко і зрозуміло. Якщо вашому адресату потрібні якісь додаткові відомості, інформаційні таблиці, малюнки, він не забариться повідомити вам про це за вказаними в вашому листі номерами телефонів або адресою електронної пошти. Пишіть тільки про те, що може бути цікаво вашому адресату. Якщо вам було направлено запит, відповідайте тільки на нього.

Не вставляйте в текст занадто дрібні малюнки або картинки зі складною графікою, щоб у вашого адресата не склалося в прямому сенсі слова "змащене" враження про вас, ваших послугах, і вашої компанії.

Звертайтеся до кожного адресата по імені-по батькові, навіть якщо ви займаєтеся розсилкою листів по факсу. Обов`язково подякуйте адресата за те, що він читає цей лист, і тільки потім переходите до викладу наявної у вас інформації про ваші товари або послуги, або відповіді на його питання.

Якщо ви займаєтеся комерційною розсилкою, постарайтеся привернути увагу потенційного клієнта цінами і знижками на ваші товари або послуги, виділивши їх графічно.

Закінчуючи лист, обов`язково висловіть надію на подальшу співпрацю. Вкажіть адресу, номер телефону / факсу та e-mail вашої організації (навіть якщо вони вже були вказані вами раніше).