Викладіть в трьох пунктах, що хотіли сказати. Може здаватися, що думки викладені зрозуміло, але сприйняття інформації залежить від стану читача. Тому перечитайте текст і випишіть окремо три головні думки. Це можуть бути факти, дати, імена і т.д. Тут не потрібні емоції, пишіть коротко, в декількох словах, тому що треба лише підвести підсумки, нагадати основні моменти.

Напишіть три дії, які повинен виконати одержувач листа. Реакція людей може бути непередбачуваною. Вам здається, що на викладену інформацію можна відреагувати однозначно, але людина робить це в залежності від індивідуальних звичок і намірів. Якщо чітко не вказати, чого очікуєте від читача, він не зрозуміє або скаже, що не зрозумів.

Розмістіть список, отриманий на попередніх кроках, в порядку убування важливості. Кінцівка листи іноді нагадує останнє слово на судовому засіданні: від цього залежить враження одержувача листа, висновки і наслідки. Видаліть зі списку пункти, які можна опустити без шкоди для змісту повідомлення. Що залишився короткий список розташуйте в кінці листа, щоб читач нічого не пропустив.

Вкажіть терміни. Якщо чекаєте реакції на лист, конкретизуйте ваші очікування. У деяких людей є схильність тягнути до останнього, так що вказівка конкретного часу може виявитися не зайвим.

Залиште контактні дані. У вашого кореспондента повинна бути можливість швидко знайти ваш телефон. Передбачати такі ситуації і на всякий випадок розміщуйте в листі необхідну інформацію, навіть якщо впевнені, що вона є у одержувача.

Будьте ввічливі, скажіть щось приємне, подякуйте за приділену час. Адресат охочіше відреагує і зв`яжеться швидше, якщо лист доставило йому задоволення або зберегло від неприємних переживань.

Обов`язково підписуйте повідомлення ім`ям: так створюється відчуття реального спілкування. Це важливо, щоб людина зосередився на відповіді і поставився до цього відповідально. Показуйте приклад, і люди будуть ставитися до вас так само.

Найчастіше лист закінчують прощальним виразом, потім ставлять кому, а потім своє ім`я або підпис.

Прощальне вираз закінчує будь лист. Найчастіше ми використовуємо щось на кшталт "З повагою" або "Щиро Ваш". Це класичні закінчення листи, але трохи набили оскому. Вони прекрасно підходять для бізнес комунікацій, але краще не використовувати їх в особистому листуванні. Інакше це буде звучати досить холодно.

Якщо ви пишете лист членам сім`ї, родичам або коханим, використовуйте більш неформальний спосіб закінчити лист: "Бувай", "Скоро побачимося", "До скорого", "З любов`ю".

Коли ви пишете лист тому, кого ви знаєте особисто, але не можете віднести цю людину в коло друзів, кращий спосіб закінчити лист - використовувати фрази на кшталт "З нетерпінням чекаю на відповідь", "Бувай!" або "З найкращими побажаннями".

Коли ви закінчуєте писати лист з організації в організацію, перед відправкою обов`язково переконайтеся, що вихідний документ складений на бланку вашої компанії.