Як скласти реєстр документів

Зберіть необхідні документи однієї категорії, тобто документи, що відносяться до одного виду (що підтверджують виробничі витрати, документи прийому / збуту і т.д.). Окремо зберіть распорядительную документацію: накази, постанови, розпорядження. Розсортуйте їх, згідно авторству (накази керівника організації, розпорядження начальників відділу і т.п.).

Сформуйте папки для зберігання вже розібраних документів і підшийте все в хронологічному порядку. Зробіть опис кожної папки. Дайте їм інвентарний номер.

Створіть на основі документів таблицю з відповідними полями, розділивши лист на колонки і рядки. Підпишіть стовпці відповідно до призначення документа і його функціональністю. При цьому пам`ятайте, що реєстр повинен містити вичерпну інформацію про документах, щоб не доводилося з тієї чи іншої причини кожен раз знову і знову відкривати сам документ і вивчати його. Так, наприклад, реєстр документів, що підтверджують зроблені витрати, повинен містити такі графи: номер документа, найменування, зміст документа, сума і відмітка про повернення документа.

В свою чергу, реєстр документів акціонерів ВАТ, ЗАТ і т.д. повинен включати необхідні дані для ідентифікації всіх зареєстрованих в реєстре осіб, фіксації їх прав на акції, про отримання доходів по акціях зареєстрованих в реєстре осіб, збір даних про всіх власників акцій, а також інформацію про отримання ними різноманітних повідомлень про збори та інших заходах.

Слід знати, що при складанні реєстра документів для вашої зручності та швидкості пошуку в подальшому, необхідно вести всі записи в хронологічному порядку.

Тільки в тому випадку, якщо реєстр документів буде складено правильно, вам не знадобиться витрачати зайвий час на пошуки, ви зможете швидко і легко відшукати потрібний папір, відправити потрібний запит або повідомлення і просто якісно виконувати свою роботу.