Як проводити ефективні презентації

Виступ з презентацією перед публікою, нехай навіть нечисленної, досить непросте завдання. Вона вимагає самовладання і впевненості в собі. Адже вам доводиться перебувати перед групою людей, знайомих або незнайомих, і всі погляди зосереджені на вас. Люди чекають чогось важливого і значного, інакше вони б не прийшли сюди. Ретельній оцінці буде піддаватися не тільки зміст презентації, а й кожне ваше слово, кожен нюанс, включаючи те, як ви виглядаєте і яким тоном говорите. Незважаючи на те, що ви добре знайомі з матеріалом і знаєте, що хочете сказати, вас не покидає відчуття, що ви раптом скажете не те, що треба, або на вашому костюмі раптом виявиться пляма, або що на вас раптом нападе раптове помутніння розуму.

Зміст

кроки
Поради
попередження

Існують різні форми ділових презентацій. Наприклад, строго офіційні презентації з великою кількістю докладної інформації ... Слухачі можуть просто заплутатися в деталях і не вловити суті повідомлення. Неформальний характер презентації теж має свої особливості: оратору буває важко контролювати обмін репліками. Чимало несподіванок може уявити і технічна сторона заходи. Наприклад, що робити, якщо проектор раптово вийшов з ладу? Чи є у вас запасний план дій? Готуючись до презентації, ви розраховуєте, що публіка, залишаючи захід, запам`ятає інформацію і ваше повідомлення в цілому. Щоб цього домогтися, пропонуємо невелике керівництво.

кроки

Зображення з назвою Deliver Effective Presentations Step 1

Необхідно знати свою аудиторію і розуміти її точку зору. Незалежно від того, до чого ви прагнете: переконати або просто інформувати, ви повинні розуміти свою аудиторію, враховувати її досвід і передбачувану реакцію на ваше повідомлення. Презентація для студентів-практикантів буде дуже сильно відрізнятися від представленого для керівництва звіту про роботу компанії, а презентація ідеї продажів - від пояснення недружелюбно налаштованої аудиторії, чому компанія повинна скоротити виплати.

Зображення з назвою Deliver Effective Presentations Step 2

Ретельно вивчіть питання. Ви повинні абсолютно розбиратися в предметі. Нехай навіть ви не світова світила науки, але ви повинні знати всі основні факти, а також великий обсяг маловідомої інформації. Найкращий спосіб змусити людей нудьгувати - це розповідати їм про те, що всім давним-давно відомо. Можливо, вам доведеться провести кілька тижнів, а то і місяців, добуваючи факти, знайомлячись з різними точками зору і коментарями з авторитетних джерел, а також з поглядами суспільства в цілому.

Зображення з назвою Deliver Effective Presentations Step 3

Складіть список джерел. Джерела, звідки ви брали інформацію, так само важливі, як і сама інформація. Без серйозних, обґрунтованих даних ви всього лише людина зі своєю власною думкою. А аудиторії потрібні факти і перспективні оцінки. Ваша особиста думка теж може бути важливим, але не єдиним пунктом презентації. Звичайно, ви не повинні нудним чином перераховувати всі джерела. Але при необхідності, відповідаючи на питання, ви повинні бути в змозі підкріпити свою відповідь авторитетної цитатою чи назвати джерело.

Зображення з назвою Deliver Effective Presentations Step 4

Напишіть свою доповідь. Імпровізації гарні для неформальних ораторів, що виступають в парку перед випадковими роззявами. У великому залі, де зібралися кілька сотень зацікавлених слухачів, експромт не годиться. Необов`язково читати мова "з папірця", Хоча і такий варіант теж не виключається, особливо, якщо ви користуєтеся телесуфлером. Надрукуйте свій виступ великим шрифтом, так, щоб ви легко могли читати його, лише зрідка поглядаючи на текст. Таким чином ви створите враження, що розмовляєте з аудиторією, а не читаєте з папірця. У той же час, ви будете використовувати заздалегідь заготовлені точні слова і фрази.

Підготуйте слайд-шоу. Якщо ви збираєтеся використовувати слайди, то підготовлений вами відеоряд повинен підкріплювати те, що ви будете говорити. Не використовуйте слайди з надмірною кількістю деталей - візуальні ефекти повинні впливати на аудиторію. Безглуздо уявляти таблицю з десятком рядків і колонок. Заголовок слайда повинен відображати його зміст і ілюструвати те, про що ви говорите.

постулат "Чи не зачитуйте слайд!" має на увазі, що ваші слухачі самі вміють читати. Відеоряд повинен підкріплювати ваше повідомлення, але не дублювати його. Найгірше, що може зробити доповідач, це зачитувати вголос те, що публіка може сама прочитати. Якщо ви збираєтеся тільки показувати слайди і повторювати вголос те, що на них написано, то в ланцюжку презентація-аудиторія ви - зайва ланка.

Зображення з назвою Deliver Effective Presentations Step 5

Слайди в програмі PowerPoint, проектори, дошки та екрани є "наочними засобами" і повинні використовуватися як такі. По-перше, вони повинні бути "візуальними", Тобто містити графіки, ілюстрації та схеми, а не текст. Якщо ваші слайди містять великі блоки тексту або навіть просто кілька основних пропозицій, ваша аудиторія, замість того, щоб слухати вас і зосередитися на тому, до чого ви прагнете залучити її увагу, буде витрачати час на читання цих пропозицій. По-друге, слайдів повинна відводитися не головна, а допоміжна роль: не сподівайтеся, що слайди зроблять за вас всю роботу. Зміст вашого усного повідомлення повинно бути ширше, ніж представлена на слайдах інформація.

Слайди не повинні бути занадто насичені інформацією. Якщо разова порція інформації занадто велика, увагу аудиторії почне розсіюватися. Виведені на екран основні положення повинні містити не більше 10 слів.

Не використовуйте занадто багато яскравої графіки та анімації. Це відволіче увагу слухачів не тільки від змісту слайда, а й від виступаючого, і аудиторія перестане стежити за його доповіддю.

Дотримуйтесь тимчасові рамки. Якщо на ваш виступ відводиться обмежений час, постарайтеся вкластися в нього, включаючи час для відповідей на запитання аудиторії, якщо це заплановано в презентації. Краще скоротити матеріал, ніж намагатися збільшити швидкість його подачі. Розподіліть слайди таким чином, щоб вони відкривалися відповідно вашого виступу. Чи не засмічуйте свою презентацію зайвими або непотрібними слайдами, наприклад, планом, який описує подальшу презентацію.

Якщо у вас більше матеріалу, ніж ви можете уявити в відведений для презентації час, використовуйте його в "додаткових" слайдах після закінчення презентації. Вони можуть стати в нагоді при відповідях на питання. А ви справите враження відмінно підготовленого доповідача!

Кольорові схеми на слайдах повинні відповідати освітленню і розміру приміщення, бути чіткими і легко читатися. Іноді краще виглядає темний текст на світлому тлі, а іноді легше читається світлий текст на темному тлі. Про всяк випадок можна навіть підготувати два варіанти презентації.

Зображення з назвою Deliver Effective Presentations Step 6

Відрепетируйте свій виступ. Кілька разів прочитайте свій виступ і перегляньте слайди. Ви повинні настільки добре її вивчити, щоб знати, який слайд повинен з`явитися наступним, що ви про нього будете говорити, і як переходити від слайда до слайда ... ви повинні вивчити це як двічі два. А коли вам зовсім набридне цим займатися, і ви вже все вивчіть напам`ять, ви будете готові перейти до наступного кроку.

Зображення з назвою Deliver Effective Presentations Step 7

Проведіть генеральну репетицію. Запросіть кількох людей, чиєї думки ви довіряєте. Найкраще, якщо ці люди будуть представляти вашу майбутню аудиторію. Проведіть перед ними всю презентацію повністю. Попросіть їх робити записи під час перегляду і відзначити всі ваші вдалі і невдалі моменти. Нехай вони звернуть увагу на вашу поведінку під час репетиції: чи не занадто ви статичні? Або, навпаки, занадто багато рухаєтеся? Не потрібно бути "гіперактивним", Однак, не варто і стояти перед аудиторією як застигла статуя.

Відредагуйте презентацію. З огляду на результат проведеної генеральної репетиції, внесіть зміни в презентацію. При цьому спробуйте уявити себе на місці слухачів. Що вони почують, коли побачать на екрані той чи інший слайд?

Зображення з назвою Deliver Effective Presentations Step 9

Займіться власної підготовкою. Всі попередні кроки були спрямовані на підготовку вашої презентації. Тепер прийшов час подумати про вас. Якщо ви не займаєтеся такою діяльністю професійно, то напевно нервуєте перед виступом. Подумки уявіть себе перед публікою: ви прекрасно виступаєте, вам аплодують, ви чуєте схвальні вигуки. Знайдіть спокійне, тихе місце, закрийте очі і подумки проведіть свою презентацію. Уявіть, що ви повністю володієте собою і проводите презентацію без єдиної помарки. Це дуже важливий етап підготовки. Професійні спортсмени обов`язково використовують його перед кожним своїм виступом. Ця техніка перевірена часом. Використовуйте її. І обов`язково повторіть цей прийом безпосередньо перед виходом на сцену.

Зображення з назвою Deliver Effective Presentations Step 10

Подання презентації. При підготовці до неї ви проробили величезну роботу, ви добре знаєте матеріал, ви все відрепетирували і подумки вже провели ідеальну презентацію, тобто, ви повністю готові. Одним з найважливіших моментів, якому необхідно приділити особливу увагу, залишається те, як ви виглядаєте. Не будьте ні занадто офіційним, ні занадто розв`язним. Під час генеральної репетиції ви повинні були вже відпрацювати необхідну позу і рухи.

Зображення з назвою Deliver Effective Presentations Step 11

Подання матеріалу. Очевидно, що це найголовніша частина презентації. Пам`ятайте, що ви справжній експерт. І ще не забувайте, ... що ви будете нервувати. Кожна людина має свій спосіб подолання "боязні сцени" (Ймовірно, ви чули рада "уявіть собі їх в нижній білизні"). Дуже дієвим прийомом є зоровий контакт. Виберіть з аудиторії одну людину і уявіть йому свою презентацію- потім виберіть іншу людину, потім наступного і так далі. Не думайте про свою аудиторію як про великого скупчення народу ... кожен раз звертайтеся до однієї людини. Пам`ятайте, що презентація це ВИ.

Зображення з назвою Deliver Effective Presentations Step 12

Відповіді на запитання. Ця частина презентації є необов`язковою. Однак, це хороший спосіб роз`яснити деякі ключові моменти і переконатися, що аудиторія зрозуміла ваше повідомлення. Проведенню запитань-відповідей бесіди можна присвятити цілу статтю. Зупинимося лише на найголовнішому.

Володійте ситуацією. Вам можуть задати провокаційні і навіть відверто ворожі питання. Відповідаючи на таке питання, максимально спирайтеся на факти і переходите до наступного. І більше не давайте слова цієї людини.

Іноді задають дурні питання, відповіді на які добре відомі. Будьте уважні до таких питань. На них легко відповісти, і це не займе багато часу. Не ігноруйте їх і не відмахується від них. Але й не варто приділяти їм занадто багато часу, повторюючи те, що ви вже говорили в своєму виступі. Відповідайте з використанням фактів, постарайтеся додати щось нове, потім переходите до наступного питання.

Починайте питально-відповідну бесіду словами: "Перш ніж я закінчу, може бути, у когось є питання?" Так ви чітко позначили закінчення презентації. Це допоможе вам уникнути розпливчатою кінцівки.

Отримавши питання, спочатку повторіть його перед аудиторією, так, щоб всі чули. Потім переходите до відповіді.

Перш, ніж відповісти на питання, не поспішати кілька секунд, формулюючи про себе чіткий і ясний відповідь. В іншому випадку ваш відповідь може здатися заплутаним і непереконливим. Це не кращим чином позначиться на вашій репутації як оратора.

Зображення з назвою Deliver Effective Presentations Step 13

Відхід зі сцени. Подякуйте всім присутнім за увагу, скажіть, що з презентацією можна ознайомитися в друкованому вигляді. Якщо до вас можна звернутися за особистою консультацією, скажіть про це. Не витрачайте багато часу на свій відхід: закінчивши презентацію, йдіть з гідністю.

Виступ перед невеликою аудиторією

Всі попередні поради ставилися до більш офіційним презентацій. У менш формальній обстановці зверніть увагу на наступне:

Пам`ятайте, що дорослі самостійні. Ви лектор, а не вчитель початкових класів.
Попросіть присутніх поділитися своїм досвідом з аудиторією. Дорослій людині необхідно пов`язати нову інформацію з уже наявними знаннями.
Допоможіть слухачам зрозуміти, наскільки важливо для їх роботи то, про що ви говорите. Дорослі люди орієнтовані на досягнення цілей. Вони здатні оцінити освітню програму, яка добре організована і структурована.
Не забудьте показати свою повагу до присутніх. У них багатий практичний досвід, і, якщо ви їм дозволите, вони доповнять і значно збагатять вашу презентацію.
Контролюйте обмін репліками. Якщо ви не зможете керувати аудиторією, ваша презентація провалиться. Це не означає, що ви повинні вести себе як диктатор з драконівськими методами. Ви повинні вести себе так, щоб присутні не забували, що головний тут - ви, і що ви контролюєте інших учасників.

Поради

Впевненість! Це чарівна притягальна сила, яка змушує аудиторію слухати вас. Якщо ви до цих пір дотримувалися всіх запропонованих порад, то все буде прекрасно, і вам нема про що турбуватися. Тому, дивіться прямо в очі своїм слухачам, говорите ясно і чітко і дотримуйтесь обраний темп презентації.
Якщо на одному засіданні аудиторії буде представлено кілька презентацій, зосередьтеся на найголовнішому, що повинні запам`ятати слухачі з вашої презентації.

Якщо можливо, привітайте деяких слухачів на ім`я. Як позитивний приклад, пошліться на особистий досвід деяких з присутніх, також називаючи їх по імені. Задовго до презентації поговоріть з людиною, які планують майбутній захід. Розкажіть йому про основні положення вашої доповіді і підберіть приклади, що стосуються діяльності людей, які будуть частиною вашої аудиторії. Уточніть прізвища людей, на яких ви будете посилатися, і вимовляєте їх правильно.
Якщо ви десь помилилися, виправте і продовжуйте свою доповідь. Не зупиняйтеся на цьому. Виправлення власних помилок цілком прийнятно, але не загострюйте на цьому увагу. Не намагайтеся звернути це в жарт. Просто поясніть свою помилку (якщо це необхідно) і продовжуйте далі, ніби нічого не сталося. Дивіться у сьогодення і майбутнє, а не в минуле.
Налаштуйте слайди з маркованим списком так, щоб спочатку слайд був порожнім, а потім після клацання миші з`являлися пункти списку. Затіните (сірим) ті пункти, про які ви вже розповіли, так, щоб виділявся тільки новий пункт списку. Таким чином стара інформація не відволікатиме аудиторію від вашого повідомлення. Затінення дасть можливість при необхідності повернутися до вже сказаного і в той же час виділити поточну інформацію.

Підготуйте роздатковий матеріал. Вам знадобляться роздруківки слайдів і, можливо, пояснень для роздачі в аудиторії ... після закінчення презентації. Ці матеріали можна також використовувати як страховку на випадок, якщо використовувані вами технічні засоби вийдуть з ладу. Якщо зламається проектор, ви зможете швидко роздати друковані копії.

Ви можете почати свій виступ з смішного анекдоту. У цьому випадку обов`язково включите його в генеральну репетицію і зверніть увагу на реакцію аудиторії. Дуже часто це допомагає розслабитися і вам і аудиторії. Але якщо ви зробите занадто великий наголос на жарті, аудиторії знадобиться якийсь час, щоб знову зосередитися на презентації.

Під час виступу не стійте на місці. Показуючи і коментуючи слайди, пересувайтеся по сцені. Однак, ваш рух не повинно відволікати увагу аудиторії. Ваші руху і мова тіла допоможуть пробудити інтерес, підсилити емоційність вашого виступу і позначити зміну темпу або теми.

Одяг для вашого виступу. Подумайте, що ви надягнете, і підготуйте свій костюм напередодні ввечері. Чи буде це офіційний смокінг, діловий костюм або джинси і футболка? Ваш одяг буде частково залежати від аудиторії і частково - від акредитуючої матеріалу. Що б ви не вибрали, найголовніше, щоб одяг був чистим і добре на вас сиділа. Якщо ви з`явитеся перед аудиторією в дуже тісному або мішкуватою одязі, це буде відволікати слухачів від вашого виступу. Вони повинні зосередитися на тому, про що ви говорите, а не на тому, як ви виглядаєте. Уникайте одягу, яка занадто привертає увагу і заважає зосередитися на вашому доповіді.

попередження

Не вживайте слова-заповнювачі пауз. Ви повинні уникати слів "е-е", "ну", "гм", "ось". Краще зробити паузу, ніж вставити недоречний сполучний елемент. Паузи в потрібному місці можуть бути дуже ефективними. Уїнстон Черчілль був відомий тим, що під час виголошення промов витримував драматичну паузу, а потім як би "проговорювався". Хоча при цьому він вимовляв тільки те, що хотів сказати, у слухачів завдяки паузі виникало відчуття, що фраза щойно прийшла йому в голову і була спонтанною.
Чи не роздавайте заздалегідь роздруківки вашої презентації. Це дуже поширена помилка. Якщо ви це зробите, присутні почнуть читати і перестануть слухати. Ви втратите їх увагу, і презентація не матиме ефекту.

Поділися в соц мережах:

Увага, тільки СЬОГОДНІ!