В останніх версіях даної програми є функція автоматичного стиснення зображень. Ця функція дає всього лише невелике стиснення. Якщо людина робить презентацію в попередніх версіях PowerPoint, такої функції там немає, швидше за все, він не буде встановлювати нову версію тільки заради зменшення ваги картинок. Виконати стиснення можна наступним чином: натисніть меню "файл", В списку, виберіть пункт "Зберегти як". У вікні, натисніть кнопку "сервіс", Потім поставте позначку навпроти пункту "стиснути малюнки".

Можна скористатися сторонніми утилітами для стиснення обсягу презентації, наприклад, NXPowerLite. Це програмне забезпечення працює з усіма платформами операційних систем, а також підтримує файли презентацій будь-яких версій, включаючи самі останні. Оскільки програма багатофункціональна, вона є платною утилітою. Але якщо вам треба використовувати цю програму всього лише два-три десятка разів, можна скористатися пробним періодом.

Запустіть програму, виберіть мову інтерфейсу, на жаль, російської локалізації немає, тому оберіть English. Потім перейдіть до налаштувань програми. У блоці ступінь стиснення бажано встановити значення на Custom compression. Тут можна поставити позначку напроти пунктів Allow image cropping (відрізає зображення, що виходять за рамку екрану), Allow image resizing (зменшує розміри картинок під формат екрану) і Allow JPEG compression (стискає все jpeg-зображення).

Також ця програма дозволяє перекодувати всі вбудовані в презентацію модулі, замінюючи їх аналогічними зображеннями. Після такого кодування модулі буде неможливо відредагувати. При максимально виставлених настройках компресії, стиснення файлу презентації може досягати 55%, а це більше, ніж половина.

Після виставлення всіх налаштувань залишається запустити програму і через деякий час на екрані з`явиться невелике вікно з повідомленням про завершення операції зменшення презентації. У цьому віконці будуть вказані розміри файлу до і після виконання оптимізації, а також ступінь компресії.

Виділіть головне. Ви повинні розсортувати всю наявну в ваших руках інформацію по мірі її значущості. Складіть список, в якому розпишіть гідності нового продукту або послуги за ступенем їх зменшення. Те ж саме зробіть з фактами, документами та іншими даними. Включіть в презентацію тільки верхні позиції списків. Так ви не будете витрачати свого часу і часу слухачів на другорядну інформацію.

Складіть демонстраційні матеріали таким чином, щоб на них було мінімум тексту, вимовного вами. Це стосується більшою мірою до слайдів. На них можна помістити додаткову інформацію, яку ви не будете озвучувати. Таким чином, під час вашого виступу аудиторія зможе ознайомитися з великою кількістю інформації за меншу кількість часу.

Створіть блок з додатковою інформацією. Це теж більшою мірою відноситься до роботи зі слайдами. Замість того щоб захаращувати їх мають важко текстом, помістіть всю додаткову інформацію в окремий блок. З одного боку, це помітно скоротить обсяг вашої презентації, а з іншого, дозволить вашим слухачам уточнити різні нюанси при необхідності, вдавшись до цього блоку.

Домовтеся перед презентацією з аудиторією про те, що в процесі вашого виступу вас не повинні перебивати. Пообіцяйте відповісти на всі виникаючі під час презентації питання після виступу.

Не відхилятися від теми свого виступу. Багато людей забувають про основну тему і відволікаються на незначущі в конкретному випадку аспекти. На це витрачається досить багато часу. Намагайтеся дотримуватися чіткого плану. Якщо ви не впевнені в тому, що у вас це вийде, попросіть кого-небудь, хто знайомий з вашим доповіддю, подавати сигнал в тому випадку, якщо ви сильно відхилилися від наміченого плану.