Як створювати інвойси в word

Інвойс - документ, що містить перелік товарів, їх кількість і ціну, а також іншу важливу інформацію (особливості товару, умови поставки і т.п.). Ви можете створити інвойс в Microsoft Word за допомогою готових шаблонів або за вашим власним зразком. Ця стаття розглядає створення інвойсу в Word 2003, Word 2007 і Word 2010.

кроки

Завантаження готових шаблонів
Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 1

Відео: Як створити документ Word. Покрокове керівництво для створення документа Word двома способами.

1
Створіть новий документ. Хоча готовий шаблон - це не новий документ, ви починаєте так, як ніби створюєте новий документ.
  • У Word 2003 натисніть File - New.
  • У Word 2007 натисніть кнопку Office (в лівому верхньому куті), а потім натисніть File - New.
  • У Word 2010 відкрийте вкладку File і натисніть New (зліва).
  • Не натискайте на кнопку New на панелі інструментів в Word 2003 або на кнопку New на панелі швидкого доступу в Word 2007 або 2010 року. Натискання на ці кнопки призведе до створення нового документа з шаблонами за замовчуванням Normal.dot або Normal.dotx (ви можете натиснути ці кнопки при створенні інвойсу без допомоги шаблонів).
  • Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 2
    2
    Відкрийте потрібний шаблон.
  • У Word 2003 і 2007 в лівій панелі вікна New Document в розділі Available Office Templates виберіть Invoices. Виберіть тип шаблону зі списку в центральному окне- потім виберіть один із запропонованих типів інвойсів.
  • У Word 2010 в розділі Available Office Templates - Office.com Templates виберіть Invoices. Відкрийте папку потрібного вам шаблона- потім виберіть один із запропонованих типів інвойсів.
  • Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 3
    3
    Скачайте шаблон. Натисніть Download в правому куті екрану. Ви можете змінити і зберегти інвойс, використовуючи інформацію в розділі Method Two: Creating an Invoice from a Blank Document.
  • Ви також можете завантажити шаблони для Microsoft Word і Excel безпосередньо з сайту Microsoft (https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex = 1. https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex = 1.) Не забудьте вибрати інвойс для вашої версії Word.
  • Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 4

    Відео: Як зробити зміст і зміст в Microsoft Office Word Ворд

    4
    Метод другий: створення інвойсу без допомоги шаблонів.
  • Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 5
    5
    Створіть заголовок інвойсу. Заголовок повинен включати назву компанії і слово "інвойс" або опис інвойсу, наприклад, "пропоновані ціни" (Якщо ви тільки пропонуєте ціни на товар / послуги, а не виставляєте рахунок за куплений товар / послуги).
  • Ви можете розмістити заголовок або в верхній частині сторінки, або в колонтитулі Word. Якщо ви помістіть заголовок в колонтитулі, то заголовок буде перенесений і на наступні сторінки (якщо інвойс складається з декількох сторінок), причому на першої сторінки ви можете дати розгорнуту заголовок інвойсу, а на наступних сторінках - короткий заголовок.
  • Назва компанії повинна відображатися тим же шрифтом, який присутній в інших документах цієї компанії.
  • Шрифт заголовка інвойсу повинен бути досить великим, щоб ваші клієнти могли ідентифікувати документ саме як інвойс.
  • Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 6
    6
    Відображення дати інвойсу. Дата інвойсу проставляється у верхній частині документа (під заголовком праворуч).
  • Word має функцію Automatic Date, яка автоматично проставляє дату. Ця функція корисна, якщо ви роздруковуєте і відправляєте інвойси- проте не використовуйте цю функцію для інвойсів, що відправляються в електронному вигляді, так як буде проставлена поточна дата (це може призвести до плутанини з термінами погашення кредиторської заборгованості).
  • Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 7
    7
    Відображення номера інвойсу. Він також проставляється у верхній частині інвойсу. Нумерація інвойсів дає вам можливість відслідковувати ті з них, які не сплачені. Ви можете проставити номер інвойсу одним з двох способів:

    Відео: Як створити професійне резюме в Word

  • Глобальна нумерація, тобто номер проставляється по порядку незалежно від клієнта (таким чином, всі інвойси зберігаються в одній папці).
  • Індивідуальна нумерації, коли інвойси для кожного клієнта мають свою нумерацію (таким чином, інвойси зберігаються в різних папках для різних клієнтів). Ви можете включити ім`я (або частина імені) клієнта в номер інвойсу.
  • Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 8
    8
    Відображення контактної інформації відправника і одержувача. В інвойсі проставте вашу контактну інформацію та контактну інформацію одержувача.
  • Ваша контактна інформація повинна включати ваше ім`я, адресу вашої компанії, телефон, факс (якщо є) і адресу електронної пошти.
  • Контактна інформацію вашого клієнта (одержувача інвойсу) повинна включати назву компанії, ім`я одержувача, його адреса і, при необхідності, телефон, факс та адресу електронної пошти.
  • Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 9
    9
    Відображення платіжної інформації. Для цього вставте в документ таблицю і в її рядках і шпальтах розташуйте інформацію про платіж, наприклад, кількість товару, його опис, ціну за одиницю товару і т.п.
  • У таблиці ви можете автоматично обчислити суму значень, наприклад, загальна кількість проданого товару або загальну суму платежів.
  • Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 10
    10
    Відображення загальної суми інвойсу. Вона проставляється праворуч під таблицею з платіжною інформацією. Ви можете виділити суму напівжирним шрифтом.
  • Якщо ви включаєте податок з продажів, спочатку вкажіть проміжну суму за проданий товар, потім вкажіть податок, і тільки потім вкажіть загальну суму інвойсу.
  • Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 11
    11
    Увімкніть умови оплати. Ви можете відобразити їх над або під таблицею з платіжною інформацією. Приклади умови оплати: негайно при отриманні, протягом 14 днів, протягом 30 днів.
  • В кінці документа ви можете включити інформацію про методи оплати, або інформацію загального змісту, або просто слова подяки клієнту.
  • Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 12

    Відео: Як зробити посилання в Word

    12
    Збережіть рахунок. Назвіть інвойс відповідно до його призначення, наприклад, включіть в назву інвойсу назва вашої компанії, номер інвойсу та ім`я клієнта.

    • Поради

    • Таблицю з платіжною інформацією найкраще створити в Microsoft Excel, а потім вставити посилання на цю таблицю в документ Word. При оновленні значень в таблиці Excel клацніть правою кнопкою миші по вбудованої в Word таблиці і в меню виберіть Update Link.
    • Після збереження створеного інвойсу ви можете використовувати його в якості шаблону для створення інших інвойсів за допомогою опції New from existing. Ви також можете зберегти створений інвойс в форматі DOT або DOTX, щоб використовувати його як шаблон.
    Поділися в соц мережах:

    Увага, тільки СЬОГОДНІ!
    —хоже

    Увага, тільки СЬОГОДНІ!